فرایند اجتماعی کردن (آنبوردینگ)- قسمت دوم

بدیهی است برنامه هایی که در فرایند اجتماعی کردن یا آنبوردینگ افراد طراحی و اجرا می گردند یکسان نیست و بستگی به سوابق کسانی دارد که وارد سازمان می شوند. یعنی ممکن است فردی براثر تحقیقاتی که خود به عمل آورده یا در حین ارتباط های قبلی اش با سازمان و ضمن مراحل کارمندیابی، انتخاب و استخدام کاملاً با سازمان و اهداف و رویه های آن آشنا شده باشد. طبیعی است که طراحی برنامه برای اجتماعی کردن چنین فردی با طراحی برنامه برای اجتماعی کردن فردی که اطلاعات چندانی درباره سازمان ندارد، متفاوت خواهد بود.

مراحل فرایند اجتماعی کردن

فرایند اجتماعی کردن فرد در سازمان به سه مرحله تقسیم شده است. این فرآیند را به آنبوردینگ هم می‌شناسیم.

مرحله اول: قبل از ورود به سازمان

در انتظار ورود و شروع به خدمت، تصوری از کار در ذهن فرد نقش می بندد و با امیدها و توقعاتی که از سازمان دارد خود را برای کار آماده می سازد. با نزدیک شدن زمان ورود به سازمان، فرد ممکن است از پیش، خود را عضوی از سازمان ببیند و سعی کند رفتار و کردار خود را متناسب با تصوری که از سازمان دارد تغییر دهد. فرایند اجتماعی کردن از همین جا شروع می‌شود.

به طور مثال، داوطلبان ورود به دانشگاه که در مسابقه ورودی قبول شده اند، حتی قبل از ورود، خود را دانشگاهی می بینند و اغلب می کوشند تا حالات و حرکات خود را از حالات و حرکات یک محصل دبیرستانی به آنچه فکر می کنند باید حالات و حرکات یک دانشجو باشد، تغییر دهند.

ولی بدیهی است که فرد برای کسب شرایط لازم و احراز شغل (بخصوص برای مشاغل تخصصی در سازمان های حرفه ای، قبلاً مدارجی را پیموده است. یعنی قبل از ورود به سازمان، فرد در دنیای دیگری بوده و تحصیلات و تجربیات قبلی او تا حدود زیادی بینش، نگرش، اخلاق و رفتارش را تحت تأثیر قرار داده است و در نتیجه، با ارزش ها، انتظارات و تصورات خاصی وارد سازمان می شود.

هر قدر که تصورات و انتظارات فرد تازه وارد از سازمان واقعی تر باشد، هر قدر که نظام ارزشی شکل گرفته و تثبیت شده ی او، با نظام ارزشی سازمان مطابقت بیشتری داشته باشد و هر قدر که میان نیازهای سازمان و استعداد، مهارت و خواسته‌های فرد سازگاری بیشتری وجود داشته باشد، ورود او به سازمان با موفقیت بیشتری انجام می گیرد.

مرحله دوم: رویارویی فرد با سازمان

در فرایند اجتماعی کردن بعد از احراز شغل و ورود به سازمان، فرد ممکن است با این واقعیت مواجه گردد که میان تصور و انتظار او از شغل و سازمان و واقعیات تفاوت هایی وجود دارد. در این صورت سازمان باید بکوشد تا فرد را از قالب های فکری و رفتاری سابقش خارج سازد و ارزش های مورد نظر را جایگزین آن ها کند؛ ولی چنانچه تفاوت میان انتظارات از سازمان و واقعیات، عمیق و اساسی باشد؛ فرد اغلب چاره ای جز استعفا و ترک خدمت ندارد.

در بدو استخدام و ورود به سازمان، فرد فکر می کند شغل مهم و حساسی را به عهده خواهد گرفت که برای انجام آن به تمام نیروی فکری و خلاقیت او نیاز هست؛ ولی مدتی بعد از آغاز کار معمولاً فرد تازه وارد به این واقعیت تن در می دهد که دارای شغلی بسیار معمولی است و به حداقل نیرو و مهارت او نیاز دارد. این احساس که توانایی های فرد، بسیار بیشتر از کاری است که انجام می دهد و این فکر که شغل او بی اهمیت یا بی محتواست بسیار آزار دهنده بوده و مهمترین عامل ترک سازمان است.

بروز چنین مشکلاتی اهمیت و حساسیت فرایند انتخاب را آشکار می کند؛ زیرا اگر انتخاب، درست انجام گرفته باشد و در ارتباط های قبلی فرد با سازمان، تصویر صحیحی از واقعیات شغل به او داده شده باشد، تصورات و انتظارات او قبل از ورود به سازمان با واقعیات مطابقت بیشتری خواهد داشت و در نتیجه احتمال شکست و ترک سازمان بعد از انتخاب، استخدام و ورود به سازمان، به طور محسوسی کاهش خواهد یافت.

مهمترین راه جلوگیری از ایجاد توهمات یا انتظارات بی جا، تشریح واقعیات و دادن اطلاعات مثبت و منفی درباره ماهیت شغل و شرایط کار و فعالیت در سازمان به متقاضیان مشاغل است. بدین ترتیب از احتمال هرگونه سوء تعبیری جلوگیری می شود و اگر فرد با وجود پی بردن به واقعیات همچنان در عزم خود برای ورود به سازمان راسخ بماند، این تصمیم او آگاهانه و واقع بینانه اتخاذ گردیده است.

مسئولان سازمان از اینکه دادن اطلاعات واقعی به متقاضیان شغل، موجب از دست دادن آن ها بشود نگران هستند ولی تحقیقاتی که در این زمینه انجام گرفته حاکی از این است که بیان حقایق نه تنها در قبول یا رد پیشنهاد شغل از طرف سازمان، تأثیر بدی ندارد، بلکه موجب می شود افراد به خاطر صراحت و صداقت مسئولان سازمان، احترام بیشتری برای آن ها قائل شوند. در واقع تنها در این صورت است که تازه وارد، بدرستی می فهمد که در شغل و سازمان جدید از او چه انتظاراتی می رود و انتظارات او از سازمان در چه حدی باید باشد.

مسأله تصورها و برداشتهای غیر واقعی فرد از سازمان، قبل از ورود و عکس العمل او بعد از ورود و مواجه شدن با واقعیات مورد تجزیه و تحلیل جالبی قرار گرفته است. در این بحث ابتدا اشاره می گردد که طبیعتاً هر کسی می کوشد تا سازمانی را بیابد و انتخاب نماید که بیشترین مزایا و جذابیت ها را داشته باشد؛ ولی بعد از اینکه فرد تصمیم قطعی اتخاذ کرد و سازمان بخصوصی را انتخاب نمود، نظر او – یعنی پیش تصورات و ذهنیات او درباره مطلوبیت شغل و سازمانی که انتخاب کرده است – از دو جهت دچار دگرگونی می شود.

نخست اینکه بلافاصله بعد از انتخاب، به نظر شخص، جلوه و جذابیت شغل و سازمان حتی از حدی که او قبل از انتخاب، فکر می کرده است، بیشتر می شود. ولی ظاهراً این امر طبیعی است و متعاقب هر تصمیمی، تصمیم گیرنده از میان اطلاعات موجود به عمد در پی اطلاعاتی میگردد که درستی تصمیم او را تأیید کند؛ به عبارت دیگر تصمیم گیرنده می خواهد به خود ثابت نماید تصمیم او، صحیح و بجا بوده است.

ولی بعد از ورود، فرد سازمان را چنانکه تصور می کرده است نمی یابد و جذابیت آن، رو به کاهش میگذارد. این رویارویی با حقیقت، یعنی پی بردن به تفاوت فاحشی که میان تصورات و انتظارات بالای فرد از سازمان و شرایط واقعی کار در سازمان وجود دارد، ضربه یا شوکی است که تازه وارد را از رؤیا بیرون می آورد.

البته نباید تصور کرد که همه انتظارات فرد از سازمان بی اساس یا خیالی است. به طور مثال، قبل از انتخاب شغل و ورود به سازمان، فرد میداند چه حقوق و مزایایی به او پرداخت خواهد شد یا محل کار او کجا خواهد بود. ولی این ها مواردی است که معمولاً جنبه کمی و عینی داشته و با سهولت بیشتری می توان درباره آن ها اطلاعات به دست آورد. مشکل، انتظارات درونی فرد است که ارضا نمی گردد.

آرزوی هر کسی است که دارای شغل آبرومندی باشد که به خاطر آن، محترم و مهم شمرده شود؛ ولی به جرات می توان گفت که اکثر مشاغل در سازمان ها کم اهمیت و به اصطلاح پیش با افتاده و اکثر افراد سیاهی لشکر هستند و وجود یا عدم وجودشان در سلسله مراتب سازمانی تأثیر چندانی ندارد. این واقعیت برای بسیاری از افراد، تحمل ناپذیر بوده و مهمترین عامل استعفا و ترک سازمان یا سرخوردگی و بی تفاوتی کارکنان به شمار می آید.

اگر تفاوت میان واقعیات سازمان و پیش فرض های فرد درباره آن، چنان عمیق نباشد که به او شوک وارد کند یا اگر قادر به تحمل این شوک اولیه باشد و تصمیم به ماندن در سازمان بگیرد؛ روش هایی وجود دارند که به وسیله آن ها فرد می تواند خود را با شرایط و واقعیات موجود در سازمان، وفق دهد. مهمترین این روش ها عبارتند از:

1. تغییر نگرش میدهد.

یعنی شخص به جای ایده آل فکر کردن واقع بین می شود.

2. با دیگران رابطه برقرار می کند

بعد از ورود، تازه وارد به زودی به این واقعیت پی می برد که سازمان علاوه بر جنبه های تخصصی و تکنیکی، نظامی اجتماعی – سیاسی نیز دارد و چگونگی روابط میان انسان های شاغل در آن از اهمیت زیادی برخوردار است. در نتیجه، تازه وارد در می یابد که تنها تخصص و توانایی فنی او برای موفقیت در سازمان کافی نیست و توانایی ایجاد روابط خوب و سازنده کاری و اجتماعی با مافوق، همکاران و مرئوسان، همان اهمیت تخصص و مهارت فنی را دارد.

3. صبر و شکیبایی در پیش می گیرد.

تازه وارد معمولاً با افکار و عقاید گوناگونی وارد سازمان می شود و فکر می کند به تنهایی و یک روزه می تواند همه چیز را عوض کند. ولی بعد از چند بار شکست، متوجه می شود که معمولاً تغيير و تحول به زمان احتیاج دارد و تدریجی است و هنگامی به وقوع می‌پیوندد که دیگران و بخصوص اعضای ارشد و متنفذ سازمان نیز در ایجاد آن دخالت و مشارکت داشته باشند.

یا اینکه تازه وارد خیلی زود به این نکته پی میبرد که نمیتوان به جنگ همه رفت و اگر کسی در سازمان، بخصوص فردی متنفذ، مانع از نوآوری و تغییر و تحول است؛ باید به جای ستیز و درافتادن با وی، به نحوی او را کنار گذاشت. یا فهمید که چرا مخالفت می کند و با صحبت با او از مقاومتش در مقابل تغییر کاست.

مرحله سوم: تحول و دگرگونی فرد

اگر فرد شناخت درستی از سازمان داشته باشد، هنجار و نظام ارزشی سازمان را می پذیرد؛ بینش، نگرش و رفتار خود را مطابق با آن تغییر می دهد؛ جایگاه کاری و اجتماعی صحیح خود را در می یابد و به عنوان عضوی واقعی پذیرفته می شود. چنانچه فرایند اجتماعی کردن موفقیت آمیز باشد؛ نتیجه، تعهد بیشتر فرد نسبت به شغل و سازمان و در پی آن بهره وری و کارآیی بیشتر خواهد بود. ولی اگر این فرایند با شکست مواجه شده باشد، نتیجه جابجایی های زیاد و در نهایت خروج فرد از سازمان به صورت استعفا یا اخراج خواهد بود.

شایان توجه است که اجتماعی شدن کامل فرد، ابعاد وسیع تری نیز دارد و در واقع، هنگامی می توان آن را کامل دانست که فرد قادر باشد به گونه ای زندگی سازمانی خود را با زندگی شخصی اش هماهنگ نماید که این دو در تعارض با یکدیگر قرار نگیرد.

برای مثال، آیا مشغله سازمانی او آنقدر زیاد است که کمتر به خانه و خانواده خود می رسد، یا آنقدر گرفتاریه ای خانوادگی او زیاد است که به کار خود نمی رسد؟ باید درباره مسائلی از این قبیل اندیشید و حلشان کرد تا یکی مانع دیگری نشود. معمولاً تعارض میان زندگی سازمانی و زندگی خصوصی در هنگامی که فرد در حال تغییر شغل یا ورود به سازمانی جدید است، به بیشترین حد خود می رسد و حتی ممکن است حالتی بحرانی به خود بگیرد. پس باید دقت داشت که عوامل برون سازمانی نه تنها مانع از ورود موفقیت آمیز فرد به سازمان نشوند، بلکه آن را تسهیل نیز بنمایند.

در صورتی که نیاز به آموزش و یا طراحی فرایند اجتماعی کردن کارکنان دارید، می توانید از طریق راه های ارتباطی موجود در سایت، اقدام نمایید.