فرایند اجتماعی کردن (آنبوردینگ) – قسمت اول

 اجتماعی کردن فرد یا آنبوردینگ فرایندی است که به وسیله آن فرد جدید، اطلاعات لازم و کافی را درباره سازمانی که وارد آن شده است کسب می کند و با قبول ارزش ها، هنجارها و الگوهای رفتاری آن، خود را با اوضاع مطابقت داده، می آموزد که چه باید بکند و چه انتظاری از او می رود. بنا به تعریف دیگری، اجتماعی کردن فرایندی است که به وسیله آن فرد تازه وارد، دانش، مهارت و دیدگاه لازم را کسب می کند و به عضوی موفق و مؤثر برای سازمان تبدیل می گردد.

آنبوردینگ برای کارمندان تازه وارد

هر کارمند تازه واردی باید رفتار خود را تا حدودی تعدیل کند و منطبق با قوانین ضوابط و هنجارهای سازمانی رفتار نماید ورود به هر محیط جدیدی انطباق با آن را می طلبد، چرا که در شغل جدید وظایف و مسئولیت ها متفاوت هستند. بعلاوه فرد تازه وارد باید با رئیس، همکاران و همقطاران جدیدش رابطه برقرار کند تا در کار خود موفق باشد.

گذشته از اینها به احتمال زیاد آنچه در سازمان و در شغل جدید عملکرد مؤثر تلقی می شود، تعریف و معنایی متفاوت از آنچه فرد تاکنون تصور می کرده است، دارد. اگرچه در هر تغییر و تحولی مثلاً انتقال یا حتی ارتقا فرد با مسأله آنبوردینگ و تطبیق خود با محیط و وظایف جدید مواجه خواهد بود، این مشکل در آغاز ورود فرد به سازمان جدید – یعنی زمانی که او از فردی بیگانه به فردی آشنا تبدیل می شود، بسیار حساستر و آثار و عواقب دراز مدت آن مهمتر است.

وظیفه سازمان در آنبوردینگ

ورود موفقیت آمیز با آنبوردینگ و جا افتادن درست فرد در سازمان، تنها به تطبیق او با فرهنگ، اهداف و رویه های سازمان محدود نمی گردد و باید اهداف و نیازهای فرد و خواسته های وی از سازمان نیز در نظر گرفته شود و برای آن پیش بینی های لازم به عمل آید.

یعنی نتایج حاصل از مجموعه ای از تحقیقات، حاکی از این است که تشخیص اهمیت و حساسیت زمان ورود فرد به سازمان و روزهای نخستین کار، در جهت گیری درست فرد تازه وارد و ایجاد نگرشی مثبت نسبت به شغل و سازمان و به تبع آن، طراحی و اجرای برنامه هایی برای اجتماعی کردن و یافتن جایگاه صحیح تخصصی و اجتماعی فرد در سازمان، هم نقش مؤثری در شناسایی و ارضای نیازهای کارکنان دارد و هـم نـیـل بـه اهداف سازمان را آسان تر می کند.

معارفه مقدماتی در فرآیند اجتماعی کردن

خیر مقدم رسمی به فرد و معرفی او به همکاران جدید در اولین روز شروع به کار بخشی از فرایند آنبوردینگ و آشناسازی او را با سازمان تشکیل می دهد. طبیعتاً فرد در ارتباط های قبلی و در حين مراحل کارمندیابی و انتخاب، اطلاعاتی درباره سازمان به دست آورده است؛ ولی حال باید اطلاعات بیشتر و دقیقتری در اختیار او قرار گیرد تا ورودش را به سازمان تسهیل نموده، از تشویش و اضطرابی که معمولاً بر اثر آغاز کار در محیطی ناآشنا به وجود می آید، بکاهد.

برنامه ای که در نخستین روز کار به منظور آشناسازی مقدماتی افراد تازه وارد با سازمان تنظیم می گردد، معمولاً شامل فعالیت هایی از این قبیل است:

• آشناسازی فرد با تاریخچه، فلسفه وجودی، اصول، اهداف، قوانین، و رویه های سازمان
• آشناسازی با مقرراتی از قبیل ساعات کار، نحوه پرداخت حقوق (ماهانه،هفتگی و غیره)، شرایط اضافه کاری و مزایای استخدام در سازمان.
• آشناسازی فرد تازه وارد با جزئیات وظایف و مسئولیت های شغل جدید.
•  نشان دادن واحدهای مختلف سازمان و همچنین نشان دادن رستوران، پارکینگ و امکاناتی از این قبیل.
• معرفی فرد تازه وارد به همکاران و همقطاران جدید.

معمولاً مراسم معرفی را سرپرست تازه وارد، یکی از کارکنان اداره امور پرسنل که ضمن مراحل قبلی با تازه وارد آشنایی پیدا کرده است یا هر دو آن ها انجام می دهند.

نقش فرهنگ سازمان در آنبوردینگ

هرگونه برنامه ای که برای آشنا سازی فرد با سازمان، طراحی می گردد باید با توجه به فرهنگ و نظام ارزشی سازمان باشد؛ چرا که هر سازمانی، بنا به فرهنگ و نظام ارزشی خود، از رفتار صحیح و مناسب تعریف خاصی دارد. پس بدیهی است آنچه رفتار مطلوب و پسندیده تلقی می­شود در هر سازمانی متفاوت است.
منظور از فرهنگ سازمان، عوامل و عناصری از این قبیل است که در مجموع، جو خاصی را در سازمان به وجود می آورند.

• آداب و اصولی که اغلب مکتوب و مدون هم نیست و از نسلی از کارکنان به نسلی دیگر منتقل می شود.
• کلمات، کنایات اشارات و به طور کلی «زبان» خاصی که فقط برای خود اعضای سازمان قابل فهم است.
• موضع گیری ها، نگرش ها، طرز فکرها و ذهنیت های جمعی بخصوص.
• آداب معاشرت و اصول خاصی که بر رفتار و حرکات تک تک اعضای سازمان و روابط اجتماعی میان آن ها حاکم است.
• وجود عرف و سنت خاصی که رعایت آن رفتار مطلوب و عدم توجه با بی اعتنایی به آن، رفتار نامعقول و ناهنجار تلقی می شود.

همان طور که ملاحظه می شود «ارزش»، یعنی شناخت خوب و بد یا درست و نادرست، «رفتار صحیح»، یعنی رفتار مورد انتظار سازمان از فرد، و «هنجارهای گروهی»، یعنی معیارها و موازین درون گروهی ای که انتظار می رود رفتار و کردار و معاشرت و مراوده اعضای گروه بر اساس آن باشد، سه مفهوم مهمی است که مرتبط با یکدیگر بوده، نقش مهمی در فرایند اجتماعی کردن یا آشناسازی فرد تازه وارد با سازمان دارند.

عکس العمل افراد تازه وارد در رویارویی با فرهنگ سازمان، متفاوت است؛ یکی ممکن است دربست و به طور کامل آن را بپذیرد، دیگری ممکن آن را بپذیرد و یکی ممکن است اصلاً آن را نپذیرد. افرادی با طبع آرام و انعطاف پذیر، معمولاً ارزش ها و موازین سازمان را خیلی زود و به راحتی می پذیرند و بسرعت خود را با آن منطبق می سازند. برعکس، افراد ناسازگار هیچ یک از ضوابط و معیارهای سازمانی را نمی پذیرند و همگی را مردود می دانند. این افراد در واقع، وصله ناجوری هستند که رفتار و عملکردشان در تضاد یا مغایر با اهداف سازمان است و اغلب چاره ای نیست جز اینکه دیر یا زود عذر آن ها خواسته شود.

 میان این دو قطب، افرادی وجود دارند که بعضی از ارزش ها و هنجارهای سازمان را می پذیرند. در صورتی که این گروه از افراد ارزش ها و هنجارهای مهم و محوری را پذیرفته باشند، مشکلی پیش نخواهد آمد؛ زیرا بدیهی است که نیل به اهداف سازمان، بستگی به پذیرفتن و رعایت ارزش ها و هنجارهای اصلی و اساسی آن دارد.

برای مثال چنانچه کارمندی خود را زیاد مقید نداند که با ظاهر مورد انتظار به اداره برود، عدم رعایت این امر نقش چندانی در موفقیت یا شکست سازمان در نیل به اهدافش نخواهد داشت. البته اینکه چه ارزش هایی اصلی و محوری و چه ارزش هایی ثانوی و فرعی به شمار می آیند، بستگی به سازمان و اهداف آن دارد.

پس یکی از اهداف مهم فرایند آشنا سازی فرد با سازمان، شناساندن ارزش ها و هنجارهای اصلی و اساسی سازمان به فرد و سعی در متقاعد نمودن او به پذیرفتن آن هاست. ولی اینکه تا چه اندازه سازمان باید در قبولاندن این ارزش ها و هنجارها پافشاری نماید بستگی به فلسفه وجودی و اهداف سازمان دارد.

اگر سازمان خواهان کسانی باشد که وفاداری مطلق داشته باشند و آداب و ارزش های آن را بی چون و چرا بپذیرند و برای حفظ آن ها بکوشند؛ طبیعتاً فرایند آشناسازی، شکل دیگری به خود می گیرد تا اینکه سازمان خواهان افراد آزاداندیشی باشد که دارای خلاقیت و اندیشه نو بوده و بتوانند روش های ابتکاری و تازه ای ارائه دهند. در مورد اول، سازمان مصر خواهد بود که کارکنان بی قید و شرط تمام ارزش ها و هنجارها را بپذیرند و به آن پایبند باشند، ولی در مورد دوم، تنها پذیرفتن ارزش های اصلی و محوری سازمان کافی خواهد بود.

اهمیت فرایند اجتماعی کردن یا آنبوردینگ

اجتماعی کردن افراد تازه وارد بر اساس فرضیاتی بنا شده که مهمترین آن ها به این شرح است:

آشناسازی فرد با سازمان در نحوه انجام شغل و عملکرد او و در پی آن در ایجاد ثبات در سازمان نقش مهمی دارد. اگر ورود فرد به سازمان و آشناسازی او با قوانین، مقررات و روش های صحیح و مطلوب انجام کار در آن سازمان به درستی انجام گرفته باشد، تازه وارد راه و روش کار را به سرعت فرا می گیرد و در می یابد که از او چه انتظاری می رود. همچنین، موفقیت فرد در ایجاد رابطه صحیح و صمیمانه با سایر همکاران خود نیز به نوع برخورد اولیه با او در هنگام ورود به سازمان بستگی دارد.

تجربه سازمانی بعد از آنبوردینگ

اگر آشناسازی افراد با سازمان تجربه موفقی باشد، این امر در ایجاد ثبات در سازمان نیز مؤثر است؛ زیرا چنین افرادی درست «جا» افتاده، موازین اصلی و مهم سازمان را می پذیرند و رفتار خود را با آن ها منطبق می سازند. در نتیجه، احتمال ترک خدمت و خروج از سازمان ضعیف می شود و جابجایی ها به حداقل می رسد.

هر کسی در اولین روز کار دچار اضطراب و نگرانی می شود. از آنجایی که اضطراب بیش از اندازه، به کمیت و کیفیت کار صدمه می زند، باید سعی شود تا در اسرع وقت، فرد تازه وارد از این حالت خارج گردد. چنین احساس تشویشی طبیعی است؛ زیرا در لحظه ورود به سازمان، همه چیز برای فرد، تازه و نا آشناست و او خود را غریب و تنها یافته، گوشه گیری اختیار می کند و باید از افراد تازه وارد استقبال کرد و با معرفی آن ها به دیگران، دادن اطلاعات و توضیحات کافی و توجه خاص به آن ها، ابهامات را از میان برداشت و آن ها را از نگرانی خارج کرد.

بر طبق اصول روانشناسی، اضطراب در سطحی معقول نه تنها مخرب نیست، بلکه می تواند محرکی نیز برای فرد باشد. در این سطح، نگرانی باعث می شود تا فرد کوشش کند هر چه زودتر زیر و بم شغل خود را بیاموزد تا برای سازمان، مفید باشد و در نتیجه موجودی با ارزش و درخور احترام گردد.

رفتار رؤسا، همکاران مرئوسان و هرکس دیگری که فرد به نحوی با آن ها در ارتباط است، رفتار تازه وارد را تحت تأثیر قرار می دهد. یعنی تازه وارد خواه ناخواه با مشاهده دیگران، راه و رسم کار را از آن ها یاد می گیرد. پس بهتر است که یادگیری از طریق صحیح صورت گیرد. تحقق این امر تنها هنگامی میسر است که سازمان طی برنامه ای دقیق و از پیش تعیین شده فرد را آموزش داده و رفتار او را در جهت مطلوب هدایت کند.

کمتر کسی را می توان یافت که به محض ورود به سازمان بتواند با دیگران رابطه کاری و اجتماعی صحیحی برقرار نماید یا به ریزه کاری های شغلش آشنایی کامل پیدا کند. به عبارت دیگر هر کسی برای اینکه بتواند جایگاه مناسب خود را در سازمان بیابد، به زمان نیاز دارد. بنابراین باید برنامه ای وجود داشته باشد تا مشکلات اولیه ورود به محیطی نا آشنا را رفع کند و به جایگزینی و استقرار درست فرد در سازمان کمک نماید.