ارزیابی عملکرد در فرایند کارمندیابی

بدیهی است که ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی بسیار مهم و از حساسترین مسائلی است که مسئولان سازمان با آن روبرو هستند. علی رغم سعی دائم در طراحی سیستم های بهتر و مؤثرتر برای ارزیابی کارکنان، شواهد و مدارک نشان می دهد که به طور کلی، مسئولان سازمان از روش ها و سیستم های مورد استفاده برای ارزیابی کارکنان راضی نیستند.

دلیل اصلی این نارضایتی، پیچیدگی فرایند ارزیابی و در نتیجه ناتوانی در طراحی یک سیستم ارزیابی جامع است. عدم پشتیبانی مدیریت، غیر قابل اجرا بودن سیستم های ارزیابی، ناتوانی ارزیابان در ارزیابی درست و عادلانه و عدم تناسب و انطباق سیستم های ارزیابی با واقعیات از جمله مشکلاتی هستند که معمولا اثر بخشی اکثر سیستم های ارزیابی را دچار اشکال می­ نمایند.

کاربردهای ارزیابی عملکرد

از اطلاعاتی که در نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان به دست می آید، می توان در موارد زیر استفاده نمود:

برنامه ریزی نیروی انسانی

یکی از منابع تامین نیروی انسانی مورد نیاز، نیروهای موجود در درون سازمان است. برای استفاده صحیح از این منبع، ضروری است که کیفیت، قابلیت ارتقا و توانایی های بالقوه نیروهای شاغل در سازمان شناخته شود و اطلاعات لازم درباره آن ها جمع آوری گردد. در صورت طراحی درست، اطلاعاتی که به وسیله سیستم ارزیابی به دست می آید می تواند به طور دقیق و صحیح، نقاط ضعف و قوت نیروهای درون سازمان را آشکار سازد.

ارزیابی عملکرد مشخص می‌کند که آیا فرد مهارت، تخصص و سایر شرایط لازم را به منظور احراز سمتی بالاتر دارد و برای ترفیع مقام آماده است، یا اینکه حتی دارای دانش و مهارت های لازم برای انجام شایسته شغل فعلی خویش هم نیست. اگر مشخص گردید که مشکل ناشی از آموزش نیست – یعنی اگر بدانیم که نمی توان کم کاری یا بی اثری کارمند را با آموزش رفع نمود – چاره ای جز انتقال تنزل مقام یا حتی اخراج فرد از سازمان نخواهد بود.

کارمندیابی و انتخاب

نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان می تواند در پیش بینی عملکرد آتی افرادی که می خواهیم انتخاب و استخدام نماییم، مفید واقع شود. برای مثال، ممکن است ارزیابی کارکنان نشان دهد عملکرد کسانی که دارای درجه تحصیلی خاصی هستند یا از دانشگاه های بخصوصی فارغ التحصیل شده اند، بهتر از سایر کارکنان است. چنین اطلاعاتی به طور یقین فرایند جذب نیرو را تحت تأثیر قرار خواهد داد؛ زیرا با داشتن این قبیل اطلاعات، مسئولان سازمان برای کسانی که دارای ویژگی های بخصوص باشند، ارزش بیشتری قائل می شوند یا اصولاً به دنبال چنین کسانی می روند.

تعیین روایی آزمون های استخدامی

عملکرد فرد بعد از استخدام، معیاری است که به وسیله آن میتوان روایی آزمون های استخدامی را تعیین نمود؛ یعنی اگر عملکرد فرد بخصوصی که بر اساس نتایج آزمون های استخدامی انتخاب شده رضایت بخش باشد، آزمون های استخدامی دارای روایی خواهند بود و برعکس اگر عملکرد وی ضعیف باشد این آزمون ها فاقد روایی هستند. بنابراین نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان، شاخص و مقیاس سودمندی برای تعیین اعتبار و روایی آزمون های استخدامی است و به مسئولان سازمان و طراحان این نوع آزمون ها کمک می کند تا در صورت لزوم اصلاحات لازم را در آن ها به عمل آورند.

آموزش و تربیت کارکنان

بخشی از اطلاعاتی که از ارزیابی عملکرد به دست می آید، در تعیین نیازهای آموزشی به سازمان کمک می کند. بدین معنی که اگر معلوم شود عملکرد ضعیف کارمند ناشی از فقدان آموزش است، مسئولان مربوط می توانند با برگزاری دوره های آموزشی مناسب این کاستی را از بین ببرند. پس نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، اولاً در تعیین نیازهای آموزشی سازمان و ثانیاً در تعیین نوع مهارتهای بخصوصی که بیشتر مورد نیاز سازمان است، نقش مهمی دارد.

همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان، مشخص می کند که در کجا و در چه واحد و دایره ای در سازمان نیاز به چه آموزشی وجود دارد. البته نباید تصور کرد که وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد در سازمان به خودی خود ضمانتی برای آموزش و تربیت شایسته کارکنان خواهد بود؛ ولی اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد، کار تعیین نیازهای آموزشی را ساده تر می نماید.

تعیین مسیر شغلی

عملکرد کارمند در شغلش نشان دهنده توانایی های بالفعل و بالقوه و همچنین نقاط ضعف و قوت اوست. در نتیجه با ارزیابی فرد و کسب اطلاعاتی در این زمینه می توان مسیر شغلی فرد را در سازمان ترسیم نمود. منظور از «مسیر شغلی»، مشاغلی است که فرد در طی عمر کاری خود در سازمان، یکی پس از دیگری به او واگذار می شود.

حقوق و مزایا

یکی از عوامل بسیار مؤثر در افزایش پرداخت، اطلاعاتی است که از ارزیابی چگونگی عملکرد فرد به دست آمده است. امروزه اکثر مدیران و مسئولان معتقدند که باید با افزودن به حقوق و دستمزد، به کار و عملکرد برجسته کارکنان، پاداشی مشهود و ملموس داد. پرداخت پاداش به خاطر عملکرد خوب، نقش بسیار مهمی در ایجاد انگیزه برای ادامه آن خواهد داشت. تحقیقاتی که در این زمینه انجام گرفته حاکی از این است که تنبیه فرد به خاطر عملکرد ضعیف او نمی تواند در دراز مدت چندان مؤثر باشد و باعث عملکرد بهتر و تلاش بیشتر وی شود.

اگر کارکنان قوی همان حقوق و مزایایی را دریافت کنند که کارکنان عادی یا ضعیف دریافت می نمایند، بتدریج انگیزه خود را از دست می دهند و تبدیل به کارکنانی عادی می گردند. بنابراین، برای تشویق کارکنان به عملکرد خوب و مؤثر، سازمان باید سیستمی منصفانه برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی کند و با اجرای صحیح آن به کارکنان برجسته و قوی پاداش دهد.

شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان

بنا به این گفته که گذشته چراغ راه آینده است، در مواردی همزمان با ارزیابی عملکرد کارمند، استعدادها و توانایی هایی بالقوه او نیز سنجیده می شود و بر این اساس، مشاغلی که احتمال می رود فرد در انجامشان موفق تر باشد، به عهده او گذارده می شود. ولی باید تذکر داد که عملکرد گذشته فرد همیشه معیار خوبی برای پیش بینی عملکرد او در آینده نخواهد بود و موفقیت در انجام مؤثر کاری بخصوص به این معنا نیست که فرد به همان اندازه، در کار دیگری موفق باشد.

تأکید بیش از اندازه بر مهارت فنی به عنوان ضابطه اصلی برای ارتقا و نادیده گرفتن سایر مهارت های لازم برای تصدی مشاغل بالاتر (بخصوص مشاغل مدیریتی)، از اشتباهاتی است که معمولاً رخ می دهد و باید از آن بر حذر بود.

ارزیابی عملکرد میتواند ابزار بسیار مفیدی در دست مدیریت باشد؛ ولی به عنوان یک نتیجه گیری کلی، باید افزود  که از آن، همیشه به گونه ای که باید، استفاده نمی گردد.

عوامل مؤثر بر ارزیابی

از آنجا که کمتر کسی دوست دارد کارش مورد بررسی و قضاوت دیگران قرار گیرد، طبيعتا ارزیابی عملکرد کارکنان حساسیت های بخصوصی را به وجود می آورد. گذشته از این معمولاً به این قبیل ارزیابی ها با سوءظن نگریسته می شود؛ چرا که در موارد بسیاری ارزیابی کارکنان تنها مستمسکی برای تسویه حساب های شخصی بوده است.

برای جلوگیری از بروز چنین مسائلی، معمولاً قوانین و مقررات بسیاری از سوی دولت و سایر مراجع ذی صلاح وضع می گردد. این قوانین مسئولان سازمان را ملزم می کند روش هایی برای ارزیابی کارکنان طراحی کنند که با استفاده از آن، نه تنها حق و حقوق کسی ضایع نشود بلکه مزایایی چون افزایش حقوق یا ترفیع نیز به طور عادلانه میان کارکنان شایسته توزیع گردد.

اتحادیه ها نیز در کشورهای صنعتی در تعیین استاندارد و نظارت بر ارزیابی عملکرد کارکنان به وسیله مسئولان سازمان، نقش بسیار مؤثری دارند و اصولاً معتقدند که تصمیم گیری درباره ارتقا، افزایش پرداخت، یا اعطای هرگونه پاداش دیگری به کارکنان باید بر اساس ارشدیت (سنوات خدمت) باشد، نه ارزیابی عملکرد.

علاوه بر عوامل برون سازمانی (یعنی قوانین و مقررات کشوری و دخالت اتحادیه ها)، عوامل درون سازمانی نیز در چگونگی ارزیابی کارکنان نقش دارند. در سازمان های بزرگ امروزی، به دلیل ارتباط و اثرگذاری متقابل بسیاری از مشاغل، ماهیت کار به گونه ای است که عملکرد افراد در یک شغل خاص، به عملکرد دیگران در سایر مشاغل بستگی پیدا می کند.

از این رو جو سازمان به عنوان یک عامل درون سازمانی می تواند در عملکرد کارکنان تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد. اگر اعضای سازمان اعتماد و اطمینان چندانی به یکدیگر نداشته باشند، تشریک مساعی و همکاری در کار نیز که لازمه انجام موفقیت آمیز وظایف است، وجود نخواهد داشت. در چنین شرایطی برخلاف خواسته فرد و علی رغم سعی و کوشش او عملکردش ضعیف خواهد بود.

در صورتی که در سازمانتان نیاز به فرآیندهای ارزیابی عملکرد دارید، می­توانید از طریق راه های ارتباطی موجود اقدام نمایید.